Vážení obchodní partneři,
připravili jsme pro vás pár základních rad spojených s problematikou GDPR platnou s účinností od 25.5.2018. Zachovejte ovšem chladnou hlavu!
Také pro všechny, kteří využívají u nás službu Dropshipping, máme připraveny smlouvy, které ochrání data Vašich zákazníků.
Chcete-li tuto smlouvu uzavřít, kontaktujte nás na mailové adrese obchod@carero.cz a rádi Vám smlouvu zašleme!
Máte v celém GDPR chaos, nebo jste jej dokonce nezačali řešit? Nezpomeňte na to, že GDPR se netýká jenom webových stránek, a toho co je vidět "na venek". Musíte také provést určitá opatření v interním prostředí své společnosti. Všechna základní opatření, která byste měli učinit, co nejdříve, jsme Vám sepsali do několika bodů, díky kterým si můžete ověřit, co již máte hotové nebo potřebujete doplnit.
Viditelné změny
1. Přehled o zpracovávání osobních údajů
Sepište si základní informace o tom, jakým způsobem a s jakými informacemi nakládáte. Na webových stránkách byste měli mít zveřejněné informace o osobních údajích, jejichž jste správcem a získáváte je přes web. Zároveň musí být uveřejněna zákonnost zpracování, účel, kategorie a zpracovatel osobních údajů. Takhle budete mít i Vy přehled o tom, s jakými údaji pracujete, které potřebujete, anebo jaké údaje nejsou pro Vás důležité.
2. Podmínky ochrany osobních údajů
Na svůj web umístěte podmínky ochrany osobních údajů. Ty by měly obsahovat základní údaje jako kdo je správcem, zákonné důvody zpracování, proč údaje uchováváte, kdo je příjemcem osobních údajů (subdodavatelé), doba uchování dat a jaká jsou práva uživatelů, kteří u Vás nakupují. Tyto podmínky by neměly být obsaženy v rámci obchodních podmínek, ale měly by být uvedeny zvlášť.
3. Úprava textů a formulářů na webu
Aby všechny texty na webu byly v souladu s nařízením o GDPR, je potřeba je upravit. Je několik typů textů, u kterých si musíte říct, zda daný souhlas potřebujete nebo nikoliv. U objednávkového formuláře souhlas potřeba není, a to z důvodu toho, že se jedná o plnění smlouvy. Pokud však tyto údaje využijete např. k zasílání marketingových informací, poté už souhlas potřebujete. Registrací do newsletterů a jakýchkoliv formulářů na webu, kde uživatel vkládá citlivé údaje - tj. jméno, email apod. je podmíněn souhlasem. Tento souhlas by měl zároveň odkazovat na podmínky ochrany osobních údajů. Všechny souhlasy nemusí být nutně formou checkboxu (jsou-li, checkbox nesmí být předvyplněn).
4. Získání souhlasu
Máte stávající databázi emailů od klientů a zasíláte na ni newslettery a další propagační sdělení? Newsletter, který odešlete současnému zákazníkovi se považuje za oprávněný zájem, tudíž souhlas mít nemusíte. Příjemci e-mailů musí mít možnnost se odhlásit a prokliknout se na podmínky zpracování osobncíh údajů přímo z daného mailu.
5. Nezískávejte citlivé údaje
Všechny citlivé údaje, které získáte, musíte správně zabezpečit. Proto nesbírejte citlivé údaje, které nepotřebujete. Za citlivé údaje se považují také informace o rase, náboženské vyznání, zdravotním stavu, sexuální orientaci. Všechny tyto zmíněné citlivé údaje podhléhají mnohem přísnějšímu zpracování. Pokud je nepotřebujete, zbytečně je nežádejte.
6. Cookies informace
Všude, kde využíváte cookies informace pro účely retargetingu, byste měli vyžadovat souhlas. Je potřebné, abyste své návštěvníky webových stránek informovali o tom, že tyto informace sbíráte a k čemu budou sloužit. Uživatelé určují nastavení svého prohlížeče a tudíž určují, zda se maji tyto cookies informace zaznamenávat. Toto nastavení můžete považovat za souhlas se zpracováním osobních údajů, jelikož prohlížeč je nástrojem zprostředkování souhlasu.
7. Zkontrolujte nastavení analytických nástrojů
Pokud využíváte nástroje jako Google Analytics a Hotjar, nepotřebujete souhlas, avšak je potřeba uživatele opět informovat na svém webu, že sbíráte informace o tom, jak se uživatelé chovají na Vašich stránkách. Pokud tyto informace použijete na to, abyste vylepšili svou propagaci, považuje se používání těchto nástrojů za oprávněný zájem. U Google Analytics je potřeba aktualizovat nové obchodní podmínky, které naleznete v nastavení účtu. Tuto operaci mohou provést pouze správci s nejvyšším oprávněním.
8. Recenze
Sbíráte od uživatelů recenze? Všechny recenze by měly být uvěřitelné a zpravidla získáváte fotografii, mail a jméno. To vše jsou citlivé údaje, proto musíte vyžadovat souhlas uživatele.
Interní požadavky
1. Uzavření zpracovatelských smluv
Měli byste mít uzavřené smlouvy se zpracovateli osobních údajů se všemi uživateli, kteří se dostanou k citlivým údajům Vašich zákazníků.
S tím také souvisí další body.
2. Zabezpečení dat
Vaše webové stránky by měly být šifrované a zabezpečené HTTPS systémem. V rámci interního zpracování dat je potřeba zkontrolovat, kde všude máte citlivé údaje uloženy. Pokud je máte v elektronické podobě, je potřeba zaheslovat svá zařízení, kde jsou uloženy. Všechny dokumenty ve fyzické podobě je potřeba uložit do zamykatelné skříňky nebo šuplíku. Ve své společnosti byste si měli provést interní audit toho, jak nakládáte s citlivými údaji.
3. Interní směrnice o zpracování osobních údajů
V rámci společnosti byste měli mít interní směrnici, kdo a jak nakládá s osobními údaji. Můžete pověřit osobu, která bude mít problematiku GDPR na starosti.
4. Souhlas zaměstnanců
Obecně souhlas zaměstnanců nepotřebujete, používáte-li jejich citlivé údaje k uzavření a naplňování pracovněprávního vztahu. Jedná se o vyjímku, která nevyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů. Využíváte však jejich jména, fotografie na webu, nebo s nimi nakládáte jinak? V tom případě, musíte mít jejich souhlas!
Pokud jste dočetli až zde k tomuto poslednímu odstavci, tak je jasné, že věci kolem GDPR berete naprosto vážně a s přístupem profesionálů. Děkujeme za trpělivost při čekání na naši souhrnnou informaci a těšíme se na další spolupráci!
